Der
digitale
Lieferschein

Warenlieferungen von Konsumgüterherstellern an den Handel werden auch 2022 noch von Lieferscheinen in Papierform begleitet. Das Handling der Lieferscheine und die damit verbundenen Prozesse bergen, in Abhängigkeit vom Grad der bereits umgesetzten Digitalisierung, ein massives Optimierungspotenzial, das durch eine vollständig digitale Branchenlösung gehoben werden kann. 

Im Oktober 2020 wurde entsprechend das Projekt „Digitaler Lieferschein“ als ein Kooperationsprojekt zwischen BVL und GS1 Germany, auf Initiative des BVL Themenkreises „Digitalisierung der Transportlogistik“ ins Leben gerufen. Die Unternehmensvertreter:innen in diesem Projekt haben sich intensiv mit den papierbasierten IST-Prozessen in der Wertschöpfungskette beschäftigt und eine konkrete Empfehlung erarbeitet, damit der digitale Lieferschein in der Praxis Anwendung finden kann. 

Cloud4Log ist eine cloudbasierte Plattform. Die Plattform verfügt über eine offene Schnittstelle über die unterschiedliche Applikationen an die Plattform angebunden werden können. 

GS1 und BVL bieten als Betreiber von Cloud4Log ein Basic Frontend an, das ebenfalls diese Schnittstelle nutzt. 

Das Cloud4Log Basic Frontend kann über einen Webbrowser (Bspw. Chrome oder Firefox) genutzt werden. Sie müssen keine extra Software herunterladen; stattdessen können Sie alles online machen. 

Cloud4Log bringt verschiedene Prozessvorteile für die Anwender: 

• Beschleunigte Auslieferrückmeldung in Echtzeit 
• Papierloser Transportprozess & Verfügbare Abfahrzeit an der Ladestelle in Echtzeit 
• Transparente Dokumentation von Lieferabweichungen inkl. Schadensbilder 
• Qualitätssteigerung in der Weiterverarbeitung von Lieferscheininformationen 
• Nachvollziehbare Dokumentation des Lademitteltausches an Lade- und Entladestelle 
• Sinnvolle und notwendige Ergänzung des EDI Prozesses mit DESADV und RECADV 
• Reduzierung von Rechnungskorrekturen und Gutschriften 
• Schnelle und einfache Identifikation des Fahrerpersonals und der Ladung an der Entladestelle 
• Rechtssichere digitale Dokumentation des Lieferprozesses 
• Einfache und schnelle Selektion von Lieferscheinen mit Abweichungen 
• Schnelle Reaktion auf Lieferabweichungen in Form von Nachlieferungen 
• Zusammenführung von digitalen Wareneingangsbelegen mit digitalen Lieferscheinen 
• Kein Scan-Aufwand zur Archivierung von Lieferdokumenten& kein Verlust von Lieferscheinen 
• Parallelisierung von Prozessen ohne Duplizierung von Papierdokumenten 

Ein Standort eines Unternehmens nimmt abhängig von der Funktionalität in der Lieferkette eine oder mehrere Rollen (Versender, Spediteur, Empfänger) im Cloud4Log-System ein. 

Rolle Warenversender: 

Der Versender ist der Standort eines Unternehmens, an welchen ein Mitarbeitender mit der Rolle Mitarbeiter Warenausgang die physischen Sendungen zusammenstellt, die Lieferscheine erzeugt und die Ware physisch in Verkehr bringt. Der Warenversender hat die Möglichkeit, digitale Lieferscheine in der Cloud abzulegen und den Beteiligten Supply Chain Partnern Rechte, bezogen auf die weitere Bearbeitung der digitalen Lieferscheine, einzuräumen. Zudem ist er berechtigt, die digitalen Lieferscheine mit Informationen, die im Zusammenhang mit der Verladung stehen, anzureichern (bspw. Ladungsträgertauschvorgänge). Darüber hinaus kann er digitale Lieferscheindokumente jederzeit aufrufen, herunterladen und für seine Zwecken abspeichern. 

Rolle Logistikdienstleister: 

Der Standort eines Unternehmens, welcher beauftragt wird, Sendungen von einem Versender zu einem Empfänger zu transportieren. Ein Mitarbeitender dieses Standortes hat die Rolle Spediteur. Der mit dem Transport beauftragte Logistikdienstleister hat die Möglichkeit, ihm zugewiesene Lieferscheine in vollem Umfang zu sehen und kann Zugrifflinks auf diese Lieferscheine beliebig weitergeben (z.B. an einen Fahrer). Darüber hinaus ist er berechtigt, digitale Lieferscheindokumente jederzeit aufzurufen, herunterzuladen und für seine Zwecke zu archivieren. 

Rolle Warenempfänger: 

Der Empfänger vereinnahmt die vom Versender gelieferte Ware. Das kann der Warenbesteller oder ein beauftragter Logistikdienstleister sein. Ein Mitarbeitender des Wareneingangs des Empfängers hat die Möglichkeit, ihm zugewiesene Lieferscheine in vollem Umfang zu sehen und ist berechtigt, 

digitale Lieferscheine mit Informationen, die im Zusammenhang mit der Entladung stehen, anzureichern (bspw. Quittierung des Fahrers, Anmerkung Lieferabweichungen). Dazu zählt auch die Bereitstellung von ergänzenden Informationen in anderen Dateiformaten wie beispielsweise Wareneingangsbelege aus Drittsystemen oder Schadensbilder. Darüber hinaus kann er, digitale Lieferscheindokumente jederzeit aufrufen, herunterladen und für seine Zwecke abspeichern. 

Neben den drei registrierten Rollen, Empfänger, Logistikdienstleister und Empfänger, gibt es darüber hinaus den Akteur Fahrer: 

Akteur Fahrer:in: 

Der/die Fahrer:in ist keine angemeldete und registrierte Rolle im Cloud4Log-System. Dies bedeutet, dass das Fahrpersonal lediglich Sichtrechte über einen Zugriffslink erhält, diesem jedoch keinerlei Bearbeitungs- oder Downloadrecht eingeräumt werden. 

Ein Standort eines Unternehmens kann abhängig von seinen Funktionalitäten in der Lieferkette mehrere Rollen (Versender, Spediteur, Empfänger) im Cloud4Log-System einnehmen. 

Hierfür kann der Unternehmensadministrator bei der Anlage eines neuen Standorts im Admin-Panel die entsprechenden Rollen angeben, die der Standort einnimmt. Die Mitarbeiter, die einem Standort zugeordnet sind, erhalten in ihren Nutzerprofilen die dazu passenden Rollen Mitarbeiter Warenausgang, Spediteur oder Mitarbeiter Wareneingang. 

Grundsätzlich müssen alle Prozessbeteiligten dem Cloud4Log-System bekannt und mit entsprechenden Standorten angelegt sein. Nur wenn alle Akteure einer Lieferkette bekannt sind, kann der Versender diesen Sicht- und Bearbeitungsrechte einräumen und der digitale Lieferscheinprozess kann abgeschlossen werden. 

Im ersten Schritt stellt Cloud4Log eine offene Cloud-Plattform zur Verfügung, die es ermöglicht, Lieferscheine zwischen allen beteiligten Akteuren in Wertschöpfungsnetzwerken innerhalb von Deutschland in digitaler Form auszutauschen. 

Eine juristische Bewertung zur Zulässigkeit eines digitalen Lieferscheins wurde hierfür im Rahmen der Projektphase durchgeführt und führte zu dem Ergebnis, dass aus Sicht des Güterkraftverkehrgesetzes und aus Sicht des HGBs der Einsatz digitaler Lieferscheine in Deutschland zulässig sind. Die angefertigten Rechtsgutachten sind im Anhang der Projektdokumentation „Der digitale Lieferschein“ hier einsehbar. 

Eine Ausweitung des Services auf weitere Warenbegleitpapiere mit grenzüberschreitendem Verkehr wird zukünftig angestrebt, muss jedoch zunächst rechtlich bewertet werden. 

Als Not-for-Profit-Unternehmen versteht sich die GS1 Germany als unabhängiger und neutraler Moderator, Entwickler, Berater und Trainer zur Optimierung unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse entlang der Value Chain. 

Auch die BVL stellt eine neutrale Plattform für Manager in der Logistik dar. Als gemeinnütziger Verein ist die BVL eine Non-Profit-Organisation und ist ihrem Selbstverständnis nach objektiv und unabhängig. 

Durch die Kooperation von GS1 Germany und der BVL wird die Neutralität des Cloud4Log Services gewährleistet. Zudem stellt eine offene und standardisierte Schnittstelle die Anbietervielfalt sicher und wirkt proprietären Insellösungen entgegen. 

Es braucht nur wenige Klicks, um mit dem Cloud4Log Service zu starten. 

Zunächst muss sich Ihr Unternehmen auf https://www.gs1-germany.de/c4l-bestellung/ zur Teilnahme an Cloud4Log verbindlich registrieren. Die Registrierung setzt lediglich eine Haupt-GLN des Unternehmens voraus. Eine GLN erhalten Sie, wenn Sie GS1 Complete oder SmartStarter10 Kunde bei GS1 sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Ist eine Haupt-GLN vorhanden, kann sich der Unternehmensadministrator ganz einfach auf der Registrierungsseite registrieren. 

Der angegebene initiale Unternehmensadministrator erhält maximal zwei Werktage nach dem Zeitpunkt der abgeschlossenen Online Registrierung die Zugangsdaten zum Administratoren-Account via E-Mail und kann in Cloud4Log für das eigene Unternehmen agieren. Nur der Administratoren-Account ist berechtigt, weitere Administratorenzugänge für das gesamte Unternehmen einzurichten. 

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Cloud4Log finden Sie unter: https://www.gs1-germany.de/c4l-bestellung/

Bei Nutzung des Cloud4Log Services wird eine Transaktionsgebühr je übermittelter Datei fällig. Die Transaktionsgebühr verteilt sich zu gleichen Teilen auf die am Distributionsprozess beteiligten Parteien (Versender, Spediteur und Empfänger). Die Transaktionsgebühr fällt auch bei mehrmaligem Zugriff durch eine Partei nur einmalig pro Datei an. Die Transaktionsgebühr beträgt 0,90 Euro. Somit ergibt sich bei in der Regel drei Beteiligten am Distributionsprozess (Versender, Spediteur und Empfänger) eine anteilige Transaktionsgebühr von 0,30 Euro je Partei. 

Weitere Details zum Kosten-Modell finden Sie in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter https://www.gs1-germany.de/c4l-bestellung/ 

Um einen schnellen Einstieg in die Nutzung des Cloud4Log Services zu ermöglichen, kann das Cloud4Log Basic Frontend genutzt werden. Sobald sich alle Akteure einer Lieferkette online registriert haben, ist mit diesem eine Pilotierung problemlos möglich. Auf unnötige Einstiegshürden wie zum Beispiel einer Basis Fee wurde bewusst verzichtet. Stattdessen wird lediglich eine Transaktionsgebühr je ausgetauschter Lieferscheindatei erhoben. 

Drittsysteme (Frontends) können über eine offene Cloud4Log API-Schnittstelle an die Cloud4Log Plattform angebunden werden.

Die API-Dokumentation liegt öffentlich in einem Cloud4Log Github vor https://github.com/JR-2022/C4L und kann jederzeit eingesehen werden. Dort sind alle Endpunkte/Methoden der Cloud4Log Applikation aufgeführt und beschrieben. 

Für die Anbindung ist eine Zertifizierung Grundvoraussetzung. Die Zertifizierung wird von dem European EPC Competence Center durchgeführt. Zunächst muss sich Ihr Unternehmen als API-Nutzer bei Cloud4Log registrieren. Nehmen Sie dazu Kontakt mit dem C4L Team über folgende Emailadresse auf: c4l-serviceanfrage-vertrag@gs1.de . Nach Ihrer Kontaktaufnahme erhalten sie entsprechende Informationen und Vertragsunterlagen. Zudem erhalten Sie ein Dokument, in welchem die Testfälle aufgeführt sind, die Sie zunächst durchführen und dokumentieren müssen, um für die Zertifizierung zugelassen zu werden. 

Über Cloud4Log können sowohl menschenlesbare Daten als auch maschinenlesbare Daten ausgetauscht werden.

Der menschenlesbare Teil des digitalen Lieferscheins ist ein digitales Abbild des papierbasierten physischen Lieferscheins und enthält somit dieselben Attribute und Informationen. Da der Papier-Lieferschein nicht standardisiert ist, können sich die berücksichtigten Attribute je nach beteiligten Unternehmen unterscheiden. 

Standardisiert ist der (optionale) maschinenlesbare XML-Anhang eines Lieferscheins mit einem definierten Set an Attributen. Für die elektronische Umsetzung wird das PDF/A-3-Format gewählt. Für die detaillierten XML-Spezifikationen hat GS1 Germany ein separates C4L-XML-Dokument erstellt, welches im öffentlichen Cloud4Log Github zu finden ist: https://github.com/JR-2022/C4L 

Drittsysteme (Frontends) können über eine offene Cloud4Log API-Schnittstelle an die Cloud4Log Plattform angebunden werden. 

Im öffentlichen Cloud4Log Github finden sie technische Dokumentationen zu Cloud4Log: https://github.com/JR-2022/C4L 

Auf der Cloud4Log Landingpage stehen Ihnen unterschiedliche Materialien für den Start mit Cloud4Log zur Verfügung. Auf www.cloud4log.de finden Sie die folgenden Materialien: 

• Onboarding-Videos für die Rollen Warenversender, Logistikdienstleister und Warenempfänger sowie ein Video zum Admin-Panel 
• Die Cloud4Log Servicebeschreibung, in der die wesentlichen Funktionalitäten des Basic Frontends beschrieben sind. 
• Den Link zur öffentlichen API-Dokumentation. 

Bitte wenden Sie sich für Fragen oder Feedback an unseren Cloud4Log Service. 

Haben Sie: 

• Technische Probleme 
• Änderungswünsche zu Unternehmensdaten 
• Fragen zur Rechnung 
• Fragen zum Vertrag 
• Sonstige Fragen 

wenden Sie sich bitte an den Cloud4Log Service: 

Schreiben Sie uns hierfür kostenfrei eine Nachricht an: c4l-support@t-systems.com Oder nutzen Sie unser Kundentelefon: 069 – 689 702 813 (25,00 € je Anruf)