New Work in der Logistik.

EuGH-Urteil als Impuls für eine moderne und flexible Arbeitszeitgestaltung

Ein Gastbeitrag von Max Neff, Team Lead Retail & Logistics, ATOSS Software AG

Die Schlagzeilen der letzten Wochen sprechen eine deutliche Sprache: Der Fachkräftemangel in der Logistik, insbesondere der LKW-Fahrer, ist akut und inzwischen existenziell für Spediteure. Das Problem ist eigentlich schon seit Jahren bekannt: Die oft nachteilhaften Arbeitsbedingungen – teilweise durch hohen Kostendruck verursacht – machen den mobilen Arbeitsplatz am Lenkrad unattraktiv und sind oft schlecht mit Privatleben oder Familie vereinbar. Die Verzweiflung ist groß, es wird auf unterschiedliche Weise versucht den Arbeitsplatz attraktiv zu machen: Technologisch ausgefeilte LKWs und modernisierte Jobprofile sollen die Rekrutierung der raren Spezies erleichtern. 

In dieser Situation erscheint das EuGH-Urteil zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung als bürokratisches Monster ohne tatsächlichen Nutzen. Man kann darin jedoch auch eine Chance sehen, einen Impuls, das eigene Arbeitszeitmanagement kritisch auf den Prüfstand zu stellen. Denn der eigentliche Grund für die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs sind die Arbeitnehmerrechte zum Schutz der Gesundheit. Mitarbeiter haben über alle Branchen hinweg ein Grundrecht hinsichtlich der Höchstarbeitszeit sowie auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten. So muss per Gesetz beispielsweise eine Ruhezeit von elf Stunden zwischen Arbeitsende und Arbeitsanfang am Folgetag liegen. Erst wenn die Arbeitszeit systematisch und rechtssicher erfasst und dokumentiert wird, lässt sich Mehrarbeit konkret beziffern. Für Deutschland gibt die Bundesregierung an, dass die Zahl der geleisteten Überstunden 2018 bei über zwei Milliarden liegt. Die Hälfte davon ist unbezahlt. Was auf den ersten Blick wirtschaftlich sinnvoll erscheint, ist langfristig jedoch eine Falle: Durch die kontinuierliche Überlastung am Arbeitsplatz steigen die Ausfallzeiten – meist wegen psychischer Erkrankungen – rasant an. Laut Berichterstattung in den Medien ist der Burn-out längst keine Management-Krankheit mehr, sondern betrifft inzwischen auch viele junge Mitarbeiter.  

Was bedeutet die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung also konkret für Logistikunternehmen? Und welche Möglichkeiten entstehen daraus für eine attraktive und gesundheitsfördernde Arbeitsumgebung? Das EUGH-Urteil verpflichtet grundsätzlich noch nicht zur systematischen Einführung einer Zeiterfassung. Dennoch ist es ratsam und sinnvoll, sich zeitnah und proaktiv mit diesem Thema auseinanderzusetzen und die Möglichkeiten, die die Digitalisierung heute bietet, für eine zukunftsorientierte Arbeitszeitgestaltung zu nutzen. Die Stempeluhr ist in der Tat out, digitales Workforce Management ist in der heutigen Zeit angesagt.  

Arbeitszeiten intelligent managen statt einfach nur erfassen

Eine professionelle Software für Arbeitszeitmanagement ermöglicht die lückenlose und differenzierte elektronische Erfassung der Arbeitszeit, so wie das aktuelle EuGH-Urteil es vorschreibt. Die Zeiterfassung kann direkt am Arbeitsplatz per PC, über ein Software-Terminal bzw. Telefon oder unterwegs ganz einfach per App auf dem Smartphone erfolgen. Letzteres ist vor allem ein Vorteil für mobile Mitarbeiter und LKW-Fahrer, oder wenn die Arbeitszeiten eines Teams über die App ihres Teamleiters gebucht werden. Viele unserer Kunden importieren die Zeitdaten ihrer Fahrer direkt aus den Tachografen. Unabhängig vom Erfassungsgerät weisen intelligente Automatismen zum Beispiel auf fehlende Zeitbuchungen hin und machen die Zeiterfassung sicher und effizient. 

Die lückenlos erfassten Arbeitszeiten bilden dann die Basis für die Berechnung von Zeitkonten und Zuschlägen sowie die automatische Prüfung von Regeln, etwa maximale Arbeitszeit oder Einhalten von Ruhezeiten. Werden Regeln verletzt, erfolgen systemgesteuerte Warnungen. So ermöglicht professionelles Arbeitszeitmanagement das Einhalten von Gesetzen, Tarifen und unternehmensspezifischen Vereinbarungen. Die entsprechenden Dokumentationen können ganz einfach auf Knopfdruck erstellt werden.

Auftragsorientierte Personalplanung optimiert Auslastung 

Wird die Zeiterfassung in ein modernes Workforce Management eingebettet, schafft das die Basis für weitere Potentiale. Professionelle digitale Lösungen, nutzen die erfassten Ist-Daten aus dem Arbeitszeitmanagement, um kosten- und bedarfsoptimierte Dienstpläne zu berechnen. Dabei berücksichtigen sie auf Wunsch den tatsächlichen Personalbedarf, gesetzliche und tarifliche Vorgaben, Salden und Arbeitszeitmuster der Mitarbeiter. Auch individuelle Wünsche der Mitarbeiter können in die Planung einfließen.  Voraussetzung dafür ist der Online-Austausch von Daten aus Warenwirtschaft und digitaler Personaleinsatzplanung sowie Zeitwirtschaft. Die Auftragszahlen dienen als Grundlage für eine mengenbasierte Bedarfsplanung in einem definierten Zeitintervall. Bei der Berechnung der Nettokapazität fließen Abwesenheits- und Urlaubsquoten ein. Auf diese Weise lässt sich bereits im Vorfeld vermeiden, dass Urlaub oder Freizeitausgleich genehmigt werden, wenn die Personaldecke dünn und die Auslastung hoch ist. Manuelle Tools für die Schichtplanung wie die häufig eingesetzten Excel-Tabellen ermöglichen einen solchen am tatsächlichen Bedarf ausgerichteten Personaleinsatz nicht. Das Resultat bei Personalausfall ist dann oft der komplette Stillstand am Band, unbeliebte Zusatzschichten oder die aufwändige Suche nach Ersatzkräften.

Wunschdienstplan und individuelle Arbeitszeitmodelle 

Der Wunsch der Arbeitnehmer nach mehr Freizeit und Mitbestimmung ist ein Signal, das Unternehmen ernst nehmen müssen. Denn eine Arbeitszeitgestaltung, die Mitarbeitern entgegenkommt, senkt den Krankenstand und erhöht die Motivation. Eine Schichtplanung muss sozialverträglich, familienfreundlich, fair und nachvollziehbar sein. Dabei leisten intuitive Self Services eine große Hilfe. Über ein Portal oder mobile Endgeräte können alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einsehen, Urlaube beantragen, Wünsche oder Fahrgemeinschaften angegeben und Schichten tauschen. Vorgesetzte profitieren von mehr Transparenz und einfacheren Genehmigungsprozessen, die Mitarbeiter von individuelleren Arbeitszeiten, weniger Rückfrageschleifen und mehr Transparenz rund um ihre Arbeitszeit. Fühlen sich Mitarbeiter hingegen bei der Dienstplanung benachteiligt oder gar übergangen, sinkt die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. 

Kurz- und Langzeitarbeitszeitkonten, die über eine digitale Workforce Management Lösung bequem zu managen sind, ermöglichen Unternehmen außerdem, attraktive Arbeitszeitmodelle für die unterschiedlichen Lebensphasen ihrer Belegschaft abzubilden. Je nach Lebensabschnitt – etwa Berufseinstieg, Familiengründung, fortgeschrittenes Erwerbsalter oder auch Pflege von Angehörigen – gewichten Mitarbeiter die Faktoren Zeit und Geld unterschiedlich. In jungen Jahren verkraften Mitarbeiter Vollzeit mit Nachtschichten besser, später werden eventuell spezielle altersgerechte Schichtmodelle interessant. Denn für älteres Personal sollte der Einsatz so abgestimmt sein, dass er eine geringere Leistungsfähigkeit und mögliche körperliche Einschränkungen berücksichtigt. 

Einige Maßnahmen für mehr Mitarbeiterorientierung könnten sein: 

  • Freischichten: Um die Erholungswirkung von Freischichten zu optimieren, können sie zu einer fünften Schichtgruppe zusammenfasst werden. Wahlarbeitszeiten: Mit den so genannten Wahlarbeitszeiten können Mitarbeiter freiwillig ihr wöchentliches Arbeitsvolumen reduzieren, was wiederum durch eine definierte Anzahl an Ausgleichsschichten pro Jahr kompensiert werden kann. 
  • Wunschdienstpläne und Tauschbörsen: Über intuitive Self Services können Mitarbeiter ihre Schichten einsehen, Arbeitszeitwünsche oder Fahrgemeinschaften angeben und Schichten mit Kollegen nach definierten Regeln tauschen. 

EuGH-Urteil: Mehr Chance als Rückschritt   

Letzten Endes kommt keine personalintensive Branche vor allem nicht die Logistik, Deutschlands drittgrößter und kontinuierlich wachsender Wirtschaftsbereich, umhin, die Prozesse rund um die Arbeitszeit und die Personaleinsatzplanung zu digitalisieren. Denn die Vorteile sind eindeutig und messbar. Workforce Management sorgt auf allen Ebenen für Transparenz und Effizienz und schafft gleichzeitig Spielraum für eine flexible und mitarbeiterorientierte Arbeitszeitgestaltung. Das ist inzwischen wettbewerbskritisch. Also am besten nicht über Sinn und Unsinn von Stechuhren diskutieren, sondern ein professionelles und zukunftsfähiges Arbeitszeitmanagement etablieren.

ATOSS beschäftigt sich auch auf dem eigenen Work Blog mit der Arbeitswelt der Zukunft. Wir freuen uns über Ihre Ideen und Meinungsbeiträge zu diesem Thema!  

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