Mit flexibler Schichtplangestaltung gesund durch Hochs und Tiefs

Thema: Workforce Management in der Krise –
Gastbeitrag von Max Neff, Team Lead Retail & Logistics, ATOSS Software AG

Für die Industrie ist es längst zum Dauerprozess geworden – das Ramp-Up: Lieferanten werden ausgetauscht oder Bauteile verändert, Modelle modernisiert oder den jeweiligen nationalen Vorschriften angepasst. Nun steht eine ganze Wirtschaft vor dieser Herausforderung und die Logistikbranche wird zum „Heilsbringer“ einer ganzen Nation. Ob Spedition, Container-, Handels-, Lager oder Transportlogistik – mehr als eine halbe Million Logistik-Fachkräfte stellen derzeit die Supply Chain sicher. Diese Situation stellt Unternehmen und Belegschaft vor nie da gewesene Herausforderungen. Einerseits sind Überstunden, Sonntagsarbeit und Doppelschichten an der Tagesordnung. Andererseits müssen die notwendigen Schutzmaßnahmen und Kontaktbeschränkungen eingehalten werden. Und das in einer Branche, die vom Fachkräftemangel akut bedroht ist.

Doch es gibt auch Silberstreifen am Horizont. Viele Logistiker erkennen schmerzlich, dass sie ihre Arbeitsorganisation verändern müssen. Gleichzeitig treibt die Corona-Krise die Digitalisierung massiv voran – in Privatunternehmen, im Öffentlichen Dienst und auch in Bildungseinrichtungen. Ein Witz, der aktuell kursiert, verdeutlicht das auf humorvolle Art: „Welche Leitungsfunktion treibt bei euch im Unternehmen die digitale Transformation voran? Antwort: Nicht CEO, nicht CTO, COVID-19!“ So traurig diese Erkenntnis ist, so wichtig ist es, die dringend nötigen Änderungen jetzt durchzuführen. Denn nur damit ist die vielzitierte „Neue Normalität“ möglich. Wir möchten hier einen Einblick geben, welche Maßnahmen Logistiker im Bereich der Arbeitszeitgestaltung treffen können, um wirtschaftlich und körperlich gesund durch diese Ausnahmesituation zu kommen.

Bitte Abstand halten!

Der geforderte Abstand der Mitarbeiter lässt sich, sofern es die Umstände zulassen, einfach und schnell durch Home-Office-Lösungen oder Remote Working erzielen. Doch was ist mit den Branchen, in denen dies oft nicht zu realisieren ist, wie in der Logistik? Gerade dort kommt es jetzt darauf an, dass Mitarbeitergruppen zeitlich und/oder örtlich voneinander getrennt im Schichtdienst arbeiten. Genauso wichtig ist es, Fachkräfte mit kritischen Qualifikationen getrennt einzuteilen. Das Risiko, dass spezialisierte Mitarbeiter sich gegenseitig anstecken und im schlimmsten Fall ausfallen, verringert sich. Eine optimierte Pausenplanung sorgt zudem dafür, dass Sozialräume und Toiletten unter Einhaltung gebotener Abstandsregeln leichter nutzbar bleiben oder Schichten entkoppelt werden. Und was für die Gesellschaft gilt, gilt auch für Arbeitsbereiche: Risikogruppen müssen weiterhin separat geplant und, wo möglich, von anderen Mitarbeitern ferngehalten werden.

Personalengpässe kurzfristig ausgleichen

Die Schichtplanung für den Schutz der Mitarbeiter zu optimieren ist unbestritten eine der wichtigsten Maßnahmen. Was aber tun, wenn aufgrund von Kurzarbeit, Kinderbetreuung oder Krankheit nur ein Teil der Belegschaft verfügbar ist? Dann müssen Unternehmen in der Lage sein, auf kurzfristige Personalengpässe flexibel zu reagieren. Für ein effizientes Ausfallmanagement sollten die Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter inklusive ihrer Qualifikationen zentral in einer Software gespeichert sein. So lassen sich Fachkräfte einfacher direkt auf Arbeitsplätze bzw. Schichten planen. Die Arbeitszeitkonten werden dabei ebenfalls berücksichtigt. Es werden also nur diejenigen Mitarbeiter als verfügbar angezeigt, die zum gewünschten Zeitpunkt auch tatsächlich arbeiten können und nicht bereits zu viele Überstunden angehäuft haben. Stehen Zeit- und Urlaubssalden und auch Mitarbeiterwünsche den Teamleitern transparent für die Einsatzplanung zur Verfügung, lassen sich Schichten auch kurzfristig so planen, dass sie sowohl den Personalbedarf als auch die Anforderungen der Belegschaft bestmöglich abbilden.

Schichtplanung an den Bedarf anpassen

Eine Software für Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung ist ein professionelles Flexibilisierungsinstrument. Aufgelaufene Zeitguthaben, Resturlaube, Überstunden und Zuschläge sind dort transparent dokumentiert und bilden die Basis für eine optimierte Planung und Steuerung der Mitarbeiter. So lassen sich für noch mehr Flexibilität auch negative Zeitkonten einfach aufbauen, die dann in Hoch-Zeiten wieder ausgeglichen werden. Ebenso möglich ist die vertragliche Vereinbarung von Teilzeit- oder Kurzarbeit. Um die aktuelle Situation bestmöglich zu überstehen, müssen Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen zur Flexibilität bereit sind. Digitales Workforce Management unterstützt dabei, diese Herausforderung in die Praxis umzusetzen.

Kurzarbeit effizient managen

Millionen von Arbeitnehmern befinden sich aufgrund der Corona-Pandemie noch immer in Kurzarbeit. Ein digitales Arbeitszeitmanagement ist in dieser besonderen Maßnahme eine immense Hilfe. Es definiert einfach und schnell gekürzte Arbeitszeiten und bestimmt die Differenz zur vertraglichen Sollzeit. Konkret bedeutet das: Nach dem Erfassen der geleisteten Stunden gleicht die Software das Arbeitszeitkonto automatisch aus. Gekürzte und geleistete Arbeitszeit sind dabei jederzeit auf Knopfdruck in Reports sichtbar. Relevante Lohnarten generiert das System automatisch und übergibt sie an das Lohn- und Gehaltssystem. Das schafft hohe Transparenz rund um das Thema Kurzarbeit.

Das aktuelle Beispiel zeigt, wie wichtig Arbeitszeitflexibilisierung für das Überleben in volatilen Absatzmärkten ist. Das gilt ganz akut für Branchen wie Handel, Logistik und Gesundheitswesen, die gerade jetzt eine essentielle gesellschaftliche Bedeutung haben. Workforce Management bietet Logistikern aller Größen ein wirksames Instrument dafür, Lieferketten aufrecht zu erhalten und gleichzeitig Mitarbeitende, Kunden und Partner zu schützen.

ATOSS beschäftigt sich auch auf dem eigenen Work-Blog mit der Arbeitswelt der Zukunft. Wir freuen uns über Ihre Ideen und Meinungsbeiträge zu diesem Thema!